Tato pravidla platí pro všechny správce a řadiče počínaje řazením pro rok 2018.

Vlaky plánovaného řazení jsou zpracovávány zásadně podle podkladů dopravce (VOD, ZpAR, …).

Pokud v průběhu platnosti jízdního řádu dojde ke změně v plánovaném řazení, pro zpracování změn platí tato výchozí pravidla:

1. Musí zůstat zachováno i řazení před změnou. Výjimkou jsou pouze změny, které „napravují předpis do souladu se skutečností“. Například VOD předepisuje na nějaký vlak určitý typ vozu, který tam však nikdy nejel a později je VOD opravena podle skutečnosti. V tomto případě není nutno původní řazení zachovávat, protože se nikdy nerealizovalo.
2. Nerozlišuje se, zda změna vyšla až během roku nebo byla známa už od počátku (např. odlišné sezónní řazení). Ve výsledku je jedno, jakým způsobem ke změně došlo.
3. Není nutno zpracovat varianty vlaků přesně tak, jak jsou uvedeny v pomůckách VOD. Pokud zůstane zachována přehlednost, lze počet variant snížit (tzn. změnu zpracovat jiným způsobem, než vytvořením nové varianty vlaku) nebo u zvýšit, pokud to prospěje přehlednosti. Podrobněji na stránce Změny v řazení během platnosti jízdního řádu.
4. V případě zpracování řazení během roku je nutno zpracovat i případné předcházející změny, i když by již nebyly platné.

Z podkladů dopravce se nepřepisují úplně všechny informace. Vynechávají se poznámky určené pro služební potřebu:

• Neuvádějí se soupravové vlaky
• Neuvádí se informace o přistavování / odstavování souprav z odstavných nádraží (ONJ)
• Neuvádí se vozy jedoucí do / z opravny
• Neuvádí se poznámky o přepravě listovní pošty ve služebních vozech
• Neuvádí se poznámky, které jsou zřejmé z piktogramů vozu (modrých ikonek), např. „Vůz vhodný pro přepravu cestujících na vozíku“, „Vůz vybaven zdvihací plošinou“, „Rozšířený prostor pro přepravu jízdních kol“ a další…
• Neuvádí se poznámky o tarifním zařazení vlaku do Integrovaných dopravních systémů (IDS)

Naopak poznámky určené pro cestující je třeba uvádět, např. klidový oddíl, oddíl pro cestující s dětmi, dětský oddíl, oddíl pro dámy, informace o povinné rezervaci (v celé nebo v části trasy), …

Do kolonky Trasa se píše trasa vlaku i s časovými údaji. Přesný formát není stanoven, může se lišit podle místních zvyklostí - např. nula na začátku hodinových údajů, tečka nebo dvojtečka oddělující hodiny a minuty, časové údaje mohou být v závorce, stanice mohou být odděleny čárkou nebo pomlčkou.

Případné pomlčky v názvu stanice (např. Praha-Holešovice) jsou vždy bez mezer. Pomlčky oddělující stanice jsou vždy s mezerami (Praha-Holešovice - Praha hl.n.).

V trase se uvádí rozhodující stanice, které určují trasu vlaku. Kromě toho se musí uvést stanice, které jsou použité v poli Úsek a stanice použité v trase jednotlivých vozů.

Povolené výjimky:

• U dopravců, kde se v průběhu roku často mění jízdní řád (např. dopravci v Polsku), je povoleno uvádět časové údaje v trase pouze k první a poslední stanici.
• V případě zpracování řazení vlaků pro celou relaci se časové údaje do trasy nezadávají.

Trasy přímých vozů se zapisují mezi 2. a 3. hvězdičku v kódu vozu, např.:

*ČD Bmz 245*(Bratislava -) Praha - Berlin**+

Pro zápis trasy přímého vozu se používá „závorková syntaxe“ (podrobněji na stránce Způsob zápisu trasy přímých vozů).

V případech, kdy nemůže dojít k mýlce, postačuje uvést v trase pouze název města bez názvu stanice. Pokud je potřeba stanici přesně specifikovat, uvede se název města i s názvem stanice.

Případy, kdy se trasa musí nebo nemusí uvádět, ukazuje následující tabulka:

* Poznámka k bodu 3: v případě, že přechod na další vlak není publikován v jízdním řádu pro veřejnost, trasa se k vozům neuvádí.

Dny se uvádějí zásadně pomocí následujících zkratek, není povoleno psát dny celými slovy:

(1) = Pondělí
(2) = Úterý
(3) = Středa
(4) = Čtvrtek
(5) = Pátek
(6) = Sobota
(7) = Neděle
(X) = Pracovní dny (pondělí až pátek)
(+) = Neděle a svátky

Zápis (+) se na webu zobrazí jako (7)*, nelze zapsat přímo (7)*.

V některých zemích (např. v jízdních řádech ÖBB) jsou za pracovní dny považováno pondělí až sobota, pro účely řazení vlaků je zkratka (X) vždy považována za pondělí až pátek. Proto značku „kladiva“ z jízdních řádů ÖBB je nutno přepsat jako „(X) a (6)“.

Nekonkretizované letní a zimní období je povoleno použít pouze v historickém řazení a to v následujícím tvaru: (L) = Letní období (Z) = Zimní období

Data se uvádějí v pořadí den.měsíc.rok. Dny a měsíce mohou být s nebo bez úvodních nul. Měsíc je možno zapsat i římskými číslicemi. Rok není v poznámkách povinný. Pokud je rok uveden, musí být výhradně čtyřciferný. Jiné pořadí data není povoleno (např. MM/DD nebo RRRR-MM-DD).

Více variant řazení jednoho vlaku se vytvoří jako samostatné vlaky. Všechny varianty jednoho vlaku musí mít uvedeno stejné číslo, stejný druh vlaku a stejné zkratky železnic.

Rozlišení mezi variantami je určeno poli Úsek, Platnost a případně Od – Do. Tato pole mají následující určení:

Pole Úsek je určeno pro odlišení různého řazení v jednotlivých úsecích trasy. Zde se uvádí pouze názvy stanic bez dalšího upřesnění (např. Budapest – Břeclav). Toto pole se nevyplňuje, jsou-li všechny varianty pro celý úsek.

Pole Platnost je určeno pro odlišení různého řazení v různých dnech v týdnu, např. v pracovní dny a soboty, jiné řazení v neděli. Do tohoto pole se uvede pouze stručný zápis pomocí zkratek pro jednotlivé dny v týdnu (viz Formát dnů a dat).

Pole Od – Do jsou určena pro odlišení různého řazení v různých obdobích, typicky po změně VOD nebo sezónní odlišnosti (odlišné řazení např. do 28.5. a od 29.5.). Lze je použít i pro jednu variantu vlaku, kdy vlak jede jen v části roku (např. sezónní vlak od 29.5 do 30.9.)

V polích Od – Do jsou ve výchozím stavu uvedena data začátku a konce platnosti příslušného GVD.

Kombinace všech polí pro rozlišení více variant je povolena.

V zásadě platí, že rozdělení vlaku na varianty nemusí odpovídat rozdělení v pomůckách VOD. Pro lepší přehlednost lze počet variant zvýšit nebo i snížit (a rozdílnosti zpracovat do menšího počtu variant).

Způsob seřazení variant je popsán v bodě Pořadí variant.

U mezistátních a přeshraničních vlaků dochází ke dvěma případům:

Veškeré textové poznámky musí být v rámci jednoho vlaku v jednom z následujících podporovaných jazyků: čeština, slovenština, polština, němčina nebo angličtina. Přednostně se doporučuje použít jazyk dané země (nachází-li se mezi podporovanými jazyky), případně čeština nebo angličtina.

Při formulaci poznámek se musí přednostně použít fráze, které jsou podporovány překladačem do jiných jazyků. Tabulka se seznamem všech překládaných frází je dostupná v administraci.

Názvy měst a stanic se píší zásadně v 1. pádě (texty poznámek je nutno formulovat tak, aby název města nebo stanice byl v 1. pádě). Je to z toho důvodu, aby názvy stanic zůstaly srozumitelné i po překladu do jiných jazyků.

Názvy cizích měst se zapisují zásadně v jazyce dané země (např. Wien nebo München, ale nikoliv Vídeň, Mnichov, Vienna nebo Munich). V případě vícejazyčných zemí se použije jazyk v dané oblasti převládající, ve sporných případech lze uvést název dvoujazyčně.

Názvy měst v jiné než latinské abecedě (ruština, ukrajinština, řečtina, …) je možné zapsat ve své původní abecedě. V tom případě se přepis do latinky zobrazí automaticky a to lokalizovaný podle nastaveného jazyka. Případně je lze rovnou přepsat do latinské abecedy, avšak v tomto případě je nutno použít výhradně anglickou transliteraci (nikoliv např. českou).

V názvech stanic se přednostně používají „zavedené“ zkratky jako hl.n., hl.st., Gł., Hbf, C.le, Пасс. a další. Tyto názvy se nerozepisují celým jménem. Na rozdíl od typografických pravidel není mezera ve zkratkách hl.n. a hl.st.

U historických řazení se použijí dobové názvy měst a stanic platné v té době.

U skutečného řazení není povinné uvádět: Trasu u jednotlivých vozů Rezervační čísla vozů