Protože mezinárodní vlaky v Polsku mají vedle svého mezinárodního čísla i národní číslo, je třeba pro zachování správné funkčnosti dodržet následující postupy:

Aby nebylo nutné vytvářet mnoho samostatných vlaků, v roce 2020 a následujících letech jsou vlaky do Polska vytvářeny jako jeden vlak pro celý úsek. Přičemž u dopravce PKPIC je jako primární číslo vlaku využito mezinárodního čísla. Příklad vyplnění formuláře pro vlak EC 100 Moravia (Wien - Warszawa):

Železnice: ÖBB,ČD,PKPIC
Druh: ÖBB:EC/ČD:EC/PKPIC:IC
Číslo: ÖBB:100:Moravia|ČD:100:Moravia|PKPIC:100/44000/44001:Moravia
Jméno: jméno vlaku není vyplněno
Seřazení: 100 (musí být vyplněno)

Pro vyplnění pole Číslo je použita Kombinace více čísel a kategorií - komplexní verze.

Číslo vlaku u dopravce PKPIC musí být vytvořeno ve tvaru 100/44000/44001, tzn. mezinárodní číslo jako první. Tím je zajištěno, že u všech dopravců se tento vlak zařadí pod stejným číslem 100.

V případě pokračování vlaku dále do Běloruska a Ruska (kde vlak obdrží opět jiné číslo) je třeba tyto úseky zpracovat již jako samostatné vlaky s propojovacími odkazy na navazující úseky.

V letech 2018 a 2019 se vytvářejí samostatné vlaky pro Polsko a pro ostatní země:

Úsek na českém území: vyplnit pouze dopravce ČD, českou kategorii a české (mezinárodní) číslo (popř. i dopravce ÖBB, ZSSK, START, a další a jejich kategorie).

Úsek na polském území: vyplnit pouze dopravce PKPIC, polskou kategorii vlaku a polské číslo ve tvaru 41000/41001/117 - tzn. číslo nesmí být zkrácené (nelze 41000/1) a jako třetí číslo musí být uvedeno mezinárodní číslo vlaku.

Případný další úsek do Běloruska a Ruska musí být vytvořen opět samostatně se svými dopravci, kategoriemi a číslem vlaku.

Propojovací odkazy musí obsahovat celé nezkrácené číslo vlaku, tzn. např. u vlaku 117 musí být „Ze stanice Bohumín jede jako [link PKPIC EIC 41000/41001/117 Praha]“.

V případě, že je vlak rozdělen na 3 a více úseků, postačuje uvést propojovací odkaz jen na bezprostředně předcházející a bezprostředně navazující úsek. Tzn. v případě vlaku Nice - Moskva bude dělení následující:
- úsek SNCF: číslo vlaku 19, propojovací odkaz na [link TI EN 13013]
- úsek TI: číslo vlaku 13013/13016, propojovací odkazy z [link SNCF EN 19] a na [link OBB EN 408]
- úsek ÖBB+ČD: číslo vlaku 408, propojovací odkazy z [link TI EN 13013/13016] a na [link PKPIC EN 41014/41015/408]
- úsek PKPIC: číslo vlaku 41014/41015/408, propojovací odkazy z [link CD EN 408] a na [link BC S 18]
- úsek BČ+RŽD: číslo vlaku 18, propojovací odkaz z [link PKPIC EN 41014/41015/408]
(Poznámka: v tomto případě je jedno, jestli se v odkazech uvede zkratka dopravce OBB nebo CD, BC nebo RZD - odkazy budou stejně funkční v obou případech).